Så sparar Susanna Falken Jewellery tid på bokföring och får cashback

En bokföringsprocess som hindrade företagets tillväxt

Sedan starten av Susanna Falken Jewellery har företaget vuxit, men ett ständigt problem har varit en ineffektiv och tidskrävande bokföringsprocess. Detta har tagit tid från ägarens huvudsakliga fokus: att driva företaget framåt. Tidigare lösningar har varit långt ifrån effektiva. Företaget har inte bara testat osäkra systemlösningar, utan även använt en redovisningsekonom med omoderna processer.

”När jag startade företaget ville jag kunna sitta vart som helst, men min första redovisningsekonom ville ha allt inskickat på post, och det fungerade inte i längden. Det synkade inte med mitt digitala tänk. Jag har sedan haft tidigare systemlösningar som inte fungerat, de har varit krångliga och bara kostat mig tid och pengar. Sedan har jag försökt lära mig bokföringen själv och sköta så mycket som möjligt på egen hand. Men inför varje månadsbokslut fick jag sitta två till tre heldagar för att gå igenom alla fakturor och kvitton manuellt. Jag vill inte sitta och bokföra hela dagarna, jag vill driva mitt företag framåt,” säger Susanna Falken. 

Att bokföring av kvitton och fakturor tog tid för Susanna är därmed ingen underdrift. Hon använde enbart sitt SEK-kort från en traditionell bank för alla kostnader, vilket heller inte gav cashback eller andra finansiella fördelar. Det resulterade dessutom i höga växlingsavgifter vid internationella betalningar.

‍

En lösning rekommenderad av den nya redovisningsbyrån

Vändningen kom när Susannas nya redovisningsbyrå, Informify, rekommenderade Juni. Hon valde att testa det och insåg snabbt flera fördelar med plattformen, till exempel Junis virtuella företagskort. Hon använder Juni-kortet till annonskostnader på plattformar som Google, Meta och Klaviyo, och till inköp till kontoret. 

”Idag använder jag inte mitt gamla kort alls, endast Juni-kortet. När jag använder Juni-kortet bokförs alla kostnader på en gång. Jag slipper sitta där inne i transaktionsdelen och fundera över var alla gamla transaktioner hör hemma och vad som tillhör vilket kvitto, vilket jag tidigare var tvungen att göra med det gamla kortet. Det hjälper Juni till med i deras plattform. Nu kan jag också sätta upp regler för olika saker, kategorier, koder med mera, så är det ju lugnt bokföringsmässigt. Jag behöver inte göra så mycket då mycket är automatiserat,” säger Susanna.

Informify lyfte fram just Junis smidiga hantering av fakturor och kvitton samt möjligheten att i realtid få en tydlig översikt över företagets ekonomi och vad som behövde göras. 

”Tidigare satt jag som sagt flera dagar innan varje månadsbokslut och höll på med bokföringen för att få allt på rätt plats. Men nu med Juni är det bara klick, klick och så är det klart. Det är till och med lite kul. Junis plattform ger mig en översikt och kontroll direkt. Jag går in och ser direkt hur det ser ut. Eftersom jag nu enkelt får in mina fakturor och rätt kvitton med bara några knapptryck direkt när de kommer till min inkorg ligger jag aldrig efter med något. När jag går in på plattformen ser jag bara: Inga bilagor att attestera, allt är bokfört, det är en skön känsla. Det ser bara grönt ut och det står noll. Jag gillar noll.," säger hon.

Susanna fortsätter förklara hur även Junis integrationen med Fortnox förenklat hennes vardag. 

“Tidigare hade jag flera systemlösningar och de fungerade inte med varandra alls. Nu är det så enkelt med Junis integration med Fortnox, allt går direkt från Junis plattform direkt in i dit. Supersmidigt och jätteskönt, det sparar mig så mycket tid och energi att inte behöva sitta och krångla med olika system längre,” berättar Susanna.

‍

Låga växlingsavgifter och cashback på sina köp

I och med att företaget använder Juni-korten till köp och betalningar får de cashback tillbaka på sina utgifter. Pengar som de då kan lägga på att investera i mer marknadsföring och tillväxt. 

“Vi får cashback på både vårt SEK-konto och USD-konto, vilket är jättebra. Just nu har vi rätt låga kostnader och vår senaste cashback var därför inte jättehög, men det är fortfarande bättre än ingenting. Däremot när vi skruvar upp marknadsföringen och annonskostnaderna ökar kommer vi kunna få tillbaka betydligt mer. Cashbacken kan jag ju sedan lägga direkt på att betala för kommande fakturor vilket gör att de verkligen blir win-win,” säger Susanna. 

För ett e-handelsbolag med internationella leverantörer är valutahantering en viktig del av ekonomin. Susanna Jewellery använder Junis USD-kort och konto för sina inköp i USD, vilket eliminerar de höga växlingsavgifter som traditionella banker ofta tar och samtidigt ger cashback även på dessa betalningar.

”Vi har ungefär åtta, nio leverantörer internationellt som vi betalar från USD-kontot. Istället för att betala de dyra växlingsavgifterna som vi annars hade betalat med gamla kortet, får vi lägre och förmånligare avgifter vilket sparar in kostnader och du får dessutom tillbaka lite pengar på cashbacken,” säger hon. 

‍

En lösning som även gynnar redovisningsekonomen

Junis plattform har inte bara förenklat Susannas arbete, utan har också underlättat samarbetet med Informify. 

”Det underlättar också för redovisningsbyrån som hjälper mig med bokföringen. Det tar nog inte lång tid för dem att hantera min bokföring varje månad. Eftersom jag är ensam i mitt bolag är det skönt för mig att ha dem, någon som kan se över och se om det är godkänt och ser bra ut. Då är det ovärderligt att ha dem att fråga och som hjälp. Med Juni tillsammans med Informify känns det som att ett ok har lyfts från axlarna gällande ekonomihanteringen och jag tänker: Det där är löst, jag behöver inte tänka på det,” säger Susanna.

Även Informify tycker att samarbetet med kunder, och däribland Susanna Falken Jewellery, fungerar väldigt bra när de använder Juni. De har både en delad plattform och behöver inte längre jaga kvitton som saknas.

"Juni är tidsbesparande för både kunderna och oss. Jag tycker absolut att det är mindre manuellt arbete, ganska mycket mindre. Särskilt om en kund byter från en annan bank. Vi kan mer än halvera tiden vi lägger på löpande bokföring i vissa fall,” säger Markus Rundgren, vd och grundare av Informify.

‍

Fokus på framtiden med Juni som stabil grund

Med full kontroll över ekonomin kan Susanna Jewellery nu fokusera på att ta nästa steg i tillväxtresan: att expandera till fysiska butiker och till den skandinaviska marknaden. Junis skalbara plattform och förmånliga valutakonton kommer att vara en viktig del av den internationella expansionen framåt.

”Jag är verkligen för Juni, det är det här jag har väntat på. Jag får mer tid för annat, plus den här huvudvärken med bokföring är bye bye,” avslutar hon.