Så fick AI-BOB full kontroll på sina betalningar

Krävande processer och höga växlingsavgifter 

Det snabbväxande bolaget AI-BOB vill förändra byggbranschen och minska antalet byggfel genom att i ett tidigt skede använda sig av AI för att upptäcka detta. I takt med att de växte insåg de att bolagets finansiella processer inte hängde med, och att det manuella arbetet blev alltför tidskrävande.

“Innan vi började använda Juni gjordes alla betalningar och köp genom samma konto och det fanns ingen smidig process för att automatiskt koppla köp till specifika team eller personer. Alla betalningar behövde sedan manuellt läggas in i Fortnox. Det innebar att varje utgift – oavsett om det gällde en licens, ett kontorsinköp eller en resekostnad – behövde hanteras i flera manuella steg: göra köpet, samla in kvitto, mejla in till Fortnox och dubbelkolla bokföringen,” berättar Shirin Redha, Process Manager på AI-BOB.

En annan utmaning för AI-BOB var betalningar i andra valutor då de endast hade ett konto i SEK.

“Vi hade inga valutakonton tidigare. Alla internationella betalningar, till exempel för verktyg, programvaror eller utvecklare i andra länder, gjordes från vårt konto i SEK. Det innebar både höga växlingskostnader och manuellt merarbete. Bara att hantera de valutafrågorna internt tog onödig tid,” säger Shirin. 

‍

Tid är pengar – med Juni sparar AI-BOB båda 

AI-BOB kom i kontakt med Juni genom en rekommendation från deras redovisningsbyrå Trimero, som både har ett samarbete med och själva använder Juni. De höga växlingsavgifterna var bara ett av problemen hos AI-BOB som löstes med Juni, nu sparar de både tid och pengar.  

“Växlingsavgifterna var en stor anledning till att vi valde Juni. Det blev tydligt att vi betalade mer än vi behövde, utan att ens få transparens i vad som faktiskt kostade. Genom Juni fick vi bättre kontroll på valutaflödena, lägre växlingsavgifter och framför allt – vi slipper själva hålla koll på varje avgift eller växlingsmoment. Det har varit en stor lättnad både praktiskt och ekonomiskt då vi har ganska många betalningar i EUR och USD,” säger Shirin.

‍

Från 1 timme till 15 minuter - Junis AI minskar manuellt arbete

För Shirin som ansvarar för bolagets finansiella processer har det varit en tydlig tidsbesparing sedan de började använda Juni. Exempelvis underlättar funktioner som automatiska påminnelser och möjligheten att sätta upp regler hennes vardag. 

“Det som tidigare tog en timme tar nu högst 15 minuter. Jag kan skicka påminnelser, sätta köpgränser och sätta upp regler för alla våra återkommande betalningar.  Nu har jag tydlig överblick över vem som gör vilket utlägg, om vi använder rätt valuta samt om någon skulle ha tappat bort ett kvitto eller glömt skicka in det kan jag lätt se vem, vad och när utlägget gjorts för att inte missa en enda betalning,” säger Shirin och fortsätter:

“Med Juni sker mycket automatiskt, och med tiden kommer det bli smidigare då korten är kopplade till rätt användare. Användarna har kort i olika valutor och integrationen till Fortnox gör att bokföringen bara “händer” i bakgrunden. Jag skulle säga att det manuella jobbet har minskat med minst 50 procent.”

‍

AI-BOB fortsätter tillväxtresan med Juni som självklart val

Valutaväxlingen och anpassade regler har varit tydligt värdeskapande för Shirin, men även de andra på bolaget upplever stora fördelar med Juni. 

“De på bolaget som varit med ett tag märker verkligen skillnaden. Nu har vi som organisation full koll: vi kan se vad som spenderas, av vem och var det hör hemma. Juni gör att vi kan lägga vår energi på rätt saker,” säger Shirin och fortsätter:

“Precis som Juni sparar tid för oss vill vi fortsätta utveckla AI-BOB för att spara tid, pengar och resurser inom byggbranschen genom att minska byggfel redan i designstadiet. Vår målbild är såklart att alla ska använda oss för att bygga bättre, säkrare och mer hållbart. Vi växer snabbt, sprintar fram och det vill vi fortsätta göra,” avslutar Shirin.