Framtidens ekonomi byggs inte i Excel, se hur AI förändrar spelplanen

Excel. Det älskade verktyget för analys, flexibilitet och snabba beräkningar. Men för många organisationer har det också blivit ett svart hål för datakvalitet. I en tid då AI och automation snabbt förändrar finanssektorn måste företag nu överbrygga klyftan mellan det manuella Excel-arbetet och den automatiserade framtid som krävs för tillväxt.

Detta var huvudbudskapet när Alexander Fred-Ojala, Head of AI på EQT Ventures, och Mustii El Noaimi, Head of Data på Juni, nyligen diskuterade framtidens ekonomi och implementeringen av AI. Slutsatsen är tydlig: Att fortsätta förlita sig på spridda kalkylblad är att bjuda in till oreda och riskera att bli irrelevant.

Excel: Ett kraftfullt verktyg men ingen databas

Att använda Excel i fler olika syften är inte fel. I många fall fungerar det utmärkt som ett verktyg. Alexander Fred-Ojala, lyfter fram att de exempelvis använder Excel i flera tillfällen där de fyller en väsentlig funktion.

“Vid till exempel en ny investering använder vi Excel som verktyg för att ta fram de olika scenarierna för den investeringen. Men man måste veta vad Excel är bra på och vad Excel är dåligt på,” säger Alexander. 

Problemet uppstår när Excel används för det som det aldrig var avsett för: att agera som primär databas. När rådata, eller bolagets huvudkällan till företagets data sprids ut i olika Excelfiler som skickas runt, faller hela datahygienen.

"Excel är ingen databas. Om du har rådata eller företagets 'single source of truth' i Excel, och flera personer jobbar i samma fil, finns stor risk att data förloras eller ändras av misstag. Det är helt enkelt inte det programmet är byggt för," förklarar Alexander.

Han menar att AI idag har kommit väldigt långt och det finns modeller som fungerar som plugins till Excel och analyserar och visualiserar datan. Men det finns en stor risk med en Excelfil som databas. Det kan innebära att du då kopplar på AI-modellen på en redan osäker och kanske opålitlig data.

Från manuell hantering till AI-driven automation

Dagens ekonomi kan inte längre byggas på manuellt, repetitivt arbete. Att logga in i olika banksystem, exportera data, jaga kvitton och mata in siffror för hand tar tid från strategiskt arbete. Därför måste företag integrera system som gör det möjligt att automatisera arbetsflöden med AI.

"Folk behöver bli medvetna om vad AI kan göra och hur man använder det på rätt sätt. Ett hinder är ofta tilliten till verktygen – man måste förstå vilka som är pålitliga. Ett sätt är att jobba med sannolikhetsutfall för att verifiera att analysen blir korrekt. Men allt börjar med datakvalitet: rådata måste samlas, transformeras och lagras på rätt sätt för att systemen ska kunna leverera tillförlitliga insikter," säger Mustii El Noaimi.

Utan ett rent, realtidsuppdaterat datalager är det omöjligt att fatta snabba, proaktiva beslut. Den gamla modellen med månadsvisa bokslut i omgångar måste ersättas av ett kontinuerligt flöde, annars riskerar företagen att förlora intäkter.

Mustii beskriver att det är detta Juni erbjuder. Genom Junis plattform får företag allt samlat på ett ställe: Banktjänster, bokföring, utgiftshantering och finansiering. De får därmed full finasiell kontroll i realtid och insikter för att kunna ta strategiska beslut. 

Med dagens teknik och de verktyg som finns är det ohållbart i längden att företag fortfarande sitter och väntar på att data ska komma in i efterhand. Allting behöver ske här och nu, transaktioner, uppdateringar och insikter, annars tappar företag hela fördelen med att hålla en hög hastighet.

Löpande bokföring i realtid

Transparens i realtid är en fundamental konkurrensfördel. AI:s största värde ligger i att automatisera repetitiva moment och leverera snabbare, mer tillförlitliga insikter. Det gör det möjligt för finansteamet att uppnå ett "continuous close", där bokföringen uppdateras automatiskt i realtid.

"Det är framför allt inom AI-agenter och automatiserade arbetsflöden som vi ser den snabbaste utvecklingen just nu. Allt det repetitiva som idag görs manuellt kan i praktiken skötas av AI, och det är det som verkligen flyttar finansfunktionen framåt. Målet är att nå en löpande bokföring, där bokföringen uppdateras så fort en datapunkt kommer in. Det ska inte finnas något glapp mellan när något händer och när systemen är uppdaterade," säger Alexander.

När det repetitiva manuella arbetet automatiseras, förändras CFO:ns roll. Med tillgång till realtidsdata går du från att vara administratör, som klipper och klistrar, till att bli arkitekten som instruerar och designar AI-agenter.

CFO:n slipper repetitiva uppgifter och kan lägga tid på det som verkligen är värdeskapande. Istället för att sitta fast i manuella moment och rapportering i efterhand kan du börja arbeta mer kreativt och framåtblickande. CFO: kan förändra input-variabler, simulera scenarier och se hur kassaflöden och resultat skulle påverkas. Det gör rollen mer strategisk än tidigare, där fokus ligger på framtiden istället för på det som redan hänt.

Den strategiska arkitektens verktyg

Att implementera AI kräver mer än teknik, det kräver ledarskap, vision och mod. Människor måste våga lita på systemen, och ledningen måste kommunicera att företaget ska bli datadrivet. Samtidigt är det viktigt att uppmuntra innovation och identifiera interna AI-experter.

När en CFO ska välja nya system idag är inte flest spännande funktioner det viktigaste. För att AI-systemen ska fungera bra och göra nytta måste de kunna interagera med andra system, där integration och interoperabilitet är helt avgörande.

"AI är i praktiken som att ge organisationen superkrafter, men bara om tekniken är rätt kopplad. Har man inte integrationer och interoperabilitet på plats – alltså att systemen faktiskt kan prata med varandra – då får man inte ut värdet. Många av de mest avancerade AI-funktionerna går helt enkelt inte att använda om inte data finns i rätt kontext och kan flöda mellan systemen. Det är därför integrationer är så avgörande när man bygger en modern finansfunktion," säger Alexander.

CFO:n som manager av AI-agenter

Om tre år kommer CFO:n i många företag främst att agera som manager av AI-agenter. Det manuella arbetet kommer att vara nästan helt eliminerat. Att sitta passivt och vänta är den största risken – det kan snabbt göra företaget irrelevant.

"Jag tror inte att man kan, eller ens borde försöka, sitta på bänken och vänta in tekniken. Gör man det riskerar man att snabbt bli irrelevant. Hela poängen med AI är att eliminera det manuella och repetitiva arbetet som vi pratat så mycket om. Organisationer som börjar arbeta med AI nu får ett enormt försprång, medan de som väntar kommer få svårt att komma ikapp," säger Alexander.

Budskapet är tydligt: företagets finansiella lösning måste vara byggd för framtiden. Det är bättre att ha börjat igår än idag. Men om du inte började då, måste du börja nu. Det här är ingen AI-bubbla, tekniken är här för att stanna.

Vi på Juni finns här för att hjälpa dig att utveckla ditt finansteam till att bli mer effektivt och strategiskt. Genom vår plattform får du kontroll över din ekonomi i realtid. Vi automatiserar dessutom din bokföringsprocess med Juni AI och minskar ditt administrativ arbete med 80%. Hör av dig till oss redan idag så hjälper vi dig att komma igång!