Hur Mattfabriken sparar tid på bokföring och tjänar cashback

Tidskrävande administration och höga annonskostnader

Som en snabbväxande e-handel letade Mattfabriken ständigt efter sätt att effektivisera och optimera processer och kostnader. Den manuella bokföringsprocessen var en tidstjuv som tog fokus från det som var viktigast: att utveckla affären och förbättra kundresan. Som ägare på ett litet bolag med hög tillväxt och få anställda räckte tiden sällan till. 

“Vi driver ett bolag med få anställda, där jag som grundare sitter med det finansiella ansvaret – samtidigt som jag även sköter flera andra delar. Därför blev alla manuella processer mycket att hantera. Exempelvis behövde personen som sköter vår bokföring alltid jaga mig när det kommer till kvitton. Han skickade ofta flera påminnelser i månaden. Det tar mycket tid att hålla reda på kvitton, komma ihåg att skicka in dem och fylla i all tillhörande information. För mig blev det då ett stressmoment och en tidstjuv från det jag verkligen vill fokusera på i bolaget,“ säger Robert Udehn.  

Utöver den manuella hanteringen och bristen på överblick fanns det ingen ekonomisk uppsida på de stora utgifter som företaget hade för bland annat annonsering.

“Vi la ganska mycket pengar på annonser via Google och Meta och det är klart att man som relativt nystartat företag försöker hitta vart det går att kapa kostnader,” berättar Robert. 

En trygg partner för både ekonomi och tillväxt

När Mattfabriken först kom i kontakt med Juni var det just gällande deras höga annonskostnad. Här såg Juni möjligheten för Mattfabriken att få cashback på dessa utgifter. Först kändes det nästan för bra för att vara sant, men Robert insåg snabbt att det var en enorm fördel för bolaget. 

“När jag först fick höra om cashbacken tänkte jag: ‘var är det finstilta’. Men jag förstod ju sedan att det inte fanns något utan det bara var en bra deal. Nu har vi Junis virtuella företagskort och betalar våra kostnader därifrån. Så då får vi cashback på alla våra köp, det blir en win-win, istället för att en traditionell bank tar allting," säger han.

På så sätt började Mattfabriken tjäna pengar på sina egna kostnader, som de sedan kunde lägga på ytterligare tillväxt. 

“Där i början tror jag att vi fick en cashback på runt 20.000 om året. Att kunna få tillbaka en viss summa och istället lägga på andra saker i bolaget, exempelvis personalen eller vidare tillväxt, är mycket roligare än om de skulle gå direkt till banken.”

Från cashback till ovärderlig tidsbesparing

Det som började som ett sätt att få cashback på annonskostnader visade sig snabbt ha ett mycket större värde. Genom att samla alla utgifter på ett ställe och automatisera kvittohanteringen har Juni blivit en självklar del av den dagliga driften. Tiden som tidigare lades på administration kan nu istället investeras i tillväxt och att ge kunderna en ännu bättre upplevelse.

“Den största anledningen till att vi använder Juni idag är för att det förenklar utgiftshanteringen och bokföringen. Med Juni är det lätt att ladda upp kvitton direkt på plattformen. Jag får en tydlig översikt över alla transaktioner, så om det är kvitton som saknas kan jag lätt se det och lägga till dem. Jag behöver inte oroa mig eller tänka så mycket på vad som fattas och vad jag inte skickat in längre. Samtidigt behöver inte min redovisningskonsult jaga mina kvitton längre. Detta betyder ju att det blir tidsbesparande för oss båda,” säger Robert och fortsätter förklara hur Junis plattform gjort att han fått bättre koll på bolagets finansiella läge i realtid:

“Framförallt så får jag en översikt som jag tidigare saknat. När du har många olika ansvarsområden är det svårt att hålla koll på allting. På Junis plattform samlas all information plus den är väldigt lätt att använda vilket gör arbetet mycket enklare.”

Med Juni kan de lägga fokus på tillväxt och kundnöjdhet

För Robert är det avgörande att kunna effektivisera så många delar i bolaget som möjligt för bolagets fortsatta försäljning. I och med att Junis tjänster sparar teamet både tid och pengar kan de lägga mer fokus på värdeskapande aktiviteter. 

“Även om den finansiella biten bara är en del av hela organisationen så blir det en stor förbättring för mig i hur jag arbetar. Alla tidsvinster och effektiviseringar väger i slutändan ihop till en ganska stor besparing. Vilket också matchar bra med hur jag försöker jobba. Hade jag inte kunnat effektivisera de mer administrativa processerna hade jag inte kunnat hantera den mängd ordrar vi har, vilket hade lett till försämrad försäljning och därmed en lägre tillväxt för företaget,” säger Robert.

Processer som från början var tidskrävande för ett företag med få anställda fick sin lösning genom Junis tjänster och automatiseringar.

“Det som gör Juni så bra och varför det underlättar för oss är kombinationen av att framförallt samla allting på ett och samma ställe och spara tid   den automatiska bokföringen av återkommande utgifter. Det är väldigt enkelt att använda och sedan är cashbacken en trevlig bonus,” säger han. 

Fokus på framtiden med en stabil grund genom Juni

Mattfabrikens primära fokus just nu är att fortsätta förbättra sin tjänst för kunderna och se till att personalen trivs. Men planer på expansion till nya länder finns med i tanken framåt, men utan brådska. Med Juni på plats har de en skalbar finansiell plattform som kan växa med dem och stödja dem med bland annat förmånliga valutakonton den dagen de tar steget utanför Sverige. För Mattfabriken är det självklart att Juni fortsätter vara en del av deras tillväxtresa.

“Min bild av Juni är en kombination av modern och lättanvänd teknik tillsammans med en personlig koppling och genuin omtänksamhet. Det känns som Juni bryr sig om hur det går för sina kunder. Det skapar en positiv känsla, både för den moderna plattformen och för människorna bakom den,” avslutar Robert.