En administrativ börda som tog fokus från analys och beslut
Wetail är ett snabbt växande företag som hjälper en stor mängd e-handelsföretag varje dag genom olika tekniklösningar. Deras värld är i princip helt digital, därför vill de själva också kunna använda digitala och smidiga lösningar. Tidigare lade teamet mycket tid på administration på grund av omfattande manuella processer.
”Det som tog tid var inte att förstå kostnaderna, utan att samla ihop underlagen, ladda upp dem korrekt och se till att allt hamnade på rätt plats. Det var mycket ‘flytta papper’, fast digitalt,” säger Karlis Rode, medgrundare av Wetail.
För ett bolag som arbetar datadrivet och tekniskt i nästan alla andra delar av verksamheten blev detta ett tydligt glapp. Bokföringen låg ofta efter, vilket gjorde att uppföljning och analys skedde i efterhand snarare än i realtid.
”När vi satte oss ner för att gå igenom siffrorna hade vi begränsad tid. Det handlade bara om att bli klara med registreringen, istället för att diskutera vad siffrorna faktiskt betydde,” säger Björn Walther, medgrundare av Wetail.
Juni blev lösningen med virtuella kort som underlättar i vardagen
Wetail kom i kontakt med Juni efter ett samtal med en kund som använde Junis tjänst. De förstod att Juni kunde underlätta de tidskrävande ekonomiprocesserna för dem. De använder nu Juni som nav för hela sin utgiftshantering. Företaget har exempelvis Junis virtuella företagskort i SEK, EUR och USD, kopplade till olika personer i organisationen.
”Det är väldigt smidigt att använda Junis kort. Wetail har sett till att alla underlag synkas automatiskt från exempelvis Gmail till plattformen direkt när de kommer in i inkorgen. Sedan har vi satt upp regler för hur de ska kategoriseras. Vår ambition är att det ska vara så automatiserat som möjligt. När underlaget kommer in är registreringen redan klar, det är bara att godkänna och exportera,” säger Karlis.
De använder korten till allt från annonskostnader och serverdrift till licenser och andra digitala tjänster. Utöver det får de cashback på alla sina köp.
“Alla vi jobbar med och alla våra kunder lever i en digital värld. Vårt bolag är i stort sett 100 procent digitalt. Så att kunna ha alla projektverktyg och andra digitala tjänster som vi använder via Juni-korten är väldigt smidigt. Cashbacken är alltid trevlig, nu har vi inte alltid allt för höga annonskostnader i nuläget, vilket gör att den inte är jättehög. Men det är en trevlig bonus,” säger Björn.
Automatisering som halverat ekonomiarbetet och frigjort tid till analys och strategi
Framförallt har Juni lett till en förenklad bokföring för Wetail, där integrationen med Fortnox också spelat en stor roll. Efter att ha börjat använda Juni uppskattar Wetail att de mer än halverat tiden som tidigare gick åt till att hantera kvitton, fakturor och transaktioner, motsvarande över en arbetsvecka per år.
”Det har varit en lång frustration att bokföringen alltid släpat efter resten av verksamheten. Med Juni gör den inte det längre. Underlagen kommer in och kategoriseras utifrån våra uppsatta regler. Sedan synkas de med Fortnox genom integrationen, vilket är supersmidigt och sparar tid. Eftersom allt sker kontinuerligt är vi nästan en månad snabbare ur ett bokföringsperspektiv än tidigare,” säger Karlis.
Istället för att fokusera på administration kan Wetail idag arbeta mer strategiskt med kostnadsbilden. Det handlar om att identifiera onödiga utgifter, följa upp förändringar i realtid och fatta bättre beslut tidigare.
”Det viktigaste är inte bara tidsbesparingen i sig, utan vad vi gör med tiden istället. Nu har vi en helt annan kostnadskontroll, vi har tid att gå igenom olika kostnader och analysera dem, se hur de förändrats och varför. Det ger oss även en chans att kapa de kostnader som behövs för att inte företaget ska sitta och blöda onödiga pengar bara för att vi inte hinner hålla koll. Det räcker att hitta några återkommande kostnader som kan optimeras. Gör du det kontinuerligt får det snabbt effekt på resultatet,” säger Björn.
Att företaget nu har allt samlat på en och samma plattform gör alltså att de kan se sin ekonomi i realtid och får full kontroll som gör att de kan ta bättre och mer strategiska beslut.
“Den största vinsten med Juni är tiden vi får över och den realtidskontroll vi har över ekonomin,” säger Björn.
Valutakonton med lägre växlingskostnader
Wetail har stora delar av sin kostnadsbas i EUR och USD, bland annat för servertjänster och internationella programtjänster. Tidigare var hanteringen via den traditionella banken komplicerad och kostsam på grund av höga växlingsavgifter. Med Juni kan de samla dessa kostnader på valutakonton och kort.
”Tidigare betalade vi allt via vår traditionella bank och genom vårt SEK-konto. Det innebar höga växlingsavgifter och vi kände inte att vi hade lika bra kontroll över de internationella kostnaderna. Nu har vi fått ordning på det med Juni i och med kort och konton i olika valutor. Vi får lägre växlingsavgifter och kan ha rätt belopp insatt i våra valutakonton, vilket ger oss bättre kontroll över våra utgifter," säger Björn.
Partnerskapet: därför rekommenderar Wetail Juni till sina kunder
Utöver att själva använda Juni är Wetail även partner och rekommenderar lösningen vidare till sina kunder. För dem är det en naturlig förlängning av hur de redan arbetar med e-handelsbolag. Många av Wetails kunder betalar licenser och tjänster med kort, vilket kan leda till problem med kort som löper ut, misslyckade betalningar och onödig administration.
”Junis kort har längre giltighetstid, färre misslyckade transaktioner och ett mycket bättre flöde för underlag. Det gör att våra kunders licenser inte riskerar att stängas av på grund av betalningsproblem,” berättar Björn.
Partnerskapet bygger också på egen erfarenhet. Då de vet att många kunder kämpar med samma utmaningar som de tidigare hade med tidskrävande bokföring, höga växlingsavgifter och manuella processer som tog tid från att arbeta mer strategiskt och med realtidsinsikter.
”Nu när vi själva använder Juni fullt ut och ser effekten i vår vardag känns det helt naturligt att rekommendera det vidare. Våra 30-minuters uppföljningsmöten användes tidigare till stor del för manuellt arbete – att samla in och förbereda underlag för Fortnox – vilket lämnade lite utrymme för analys och strategi. I dag är detta arbete i hög grad automatiserat. Vi behöver endast lägga cirka 10 minuter på attestering, och kan därefter fokusera på kostnadsanalys, identifiera avvikelser och fatta bättre beslut. Därför vill vi även rekommendera Juni till våra kunder så att de kan gynna dem på samma sätt,” säger Björn.
Med blicken framåt: skalbar tillväxt med rätt grund
Wetail fortsätter att växa, särskilt inom licensbaserade produkter och nya tekniska lösningar. Med Juni som finansiell grund kan teamet fokusera på produktutveckling, kundvärde och expansion, utan att ekonomihanteringen blir ett hinder. De ser även positivt på hur Juni utvecklar plattformen och produkter med feedback från kunder och partners.
”Så länge vi har kontroll, transparens och ett system som skalar med oss kan vi lägga energin där den gör mest nytta. Där är Juni en väldigt viktig pusselbit för oss. Juni ska också ha en eloge för att vara så lyhörda för behoven hos oss som använder tjänsten och utvecklar utefter vår feedback,” avslutar de båda medgrundarna.
