Så kan du utveckla och maximera byråns AI-användning

Få kunskap om att maximera möjligheterna och hantera riskerna 

Tillsammans med Mikael Edman, Auktoriserad revisor på Grant Thornton och Sabina Ausfelt, VP Compliance & Risk Control på Juni, går vi i denna guide genom centrala frågeställningar och viktiga aspekter att tänka på. Du får handfasta tips på hur du kan komma igång, utveckla och maximera byråns AI-användning. 

1. AI inom redovisning - var står vi idag och var är vi på väg? 
2. Gör det du kan! Frigör tid med predikativ AI 
3. Kartlägg AI-behovet för din byrå med regelverket i beaktande 
4. Såhär tänker du om du vill bygga en egen lösning 
5. Samarbeta med en partner för att automatisera hela det ekonomiska flödet
6. När AI gör delar av jobbet - hur ska vi tänka på framtida rekrytering?
7. Avslutning: Så navigerar du i AI-revolutionen

AI inom redovisning - var står vi idag och var är vi på väg? 

En av de största utmaningarna för byråer när det kommer till användningen av AI är regelverket, framförallt den strikta tystnadsplikten. Detta gör datasäkerheten helt avgörande, eftersom en förutsättning för att kunna arbeta effektivt med AI är att data hanteras på ett tillräckligt säkert sätt så att inga obehöriga får tillgång. Kombinationen av AI, lagstiftning och säkerhet blir därför en komplex utmaning. 

“Vi har en problematik framförallt kring möjligheten att utveckla AI-lösningar i den utsträckning vi önskar. Det är en central fråga för var vi står idag och vart branschen är på väg. Vi har en tydlig restriktion i att använda egen kunddata – en tuff barriär som vi måste förhålla oss till. Det kan kännas svårnavigerat och långt ifrån att utveckla AI-lösningar på det sätt många av oss skulle vilja, samtidigt som kunderna förväntar sig att vi tar nästa steg,” förklarar Mikael Edman. 

Men byråer tillsammans med jurister inom branschorganisationen FAR för just nu diskussioner om vägar framåt. Ämnen som riskbaserade bedömningar, anonymisering av data samt tydliga processer och skyddsåtgärder är vägar som ses över. Sammantaget gör regelverk och säkerhet AI-resan mer komplex och det är något byråer ständigt måste ta i beaktande. 

Gör det du kan! Frigör tid med predikativ AI

Predikativ AI använder historisk data för att räkna ut och prognostisera framtiden, och är heller inte utvecklad på kunddata. Du kan använda den för mer repetitiva uppgifter och för att i förtid upptäcka mönster som kan indikera risker eller fel. 

Genom att lyfta fram dessa typer av insikter kan AI bidra till att arbetet blir både mer effektivt och av högre kvalitet. 

“Den största nyttan hittills har setts inom repetitiva och manuella moment – exempelvis genom att automatisera genomgångar av stora datamängder eller rutinsammanställningar. AI kan då avlasta medarbetare från tidskrävande uppgifter och frigöra tid som istället kan användas för analys, rådgivning och andra värdeskapande arbetsuppgifter,” säger Mikael.  

Kartlägg AI-behovet för din byrå med regelverket i beaktande 

För att använda AI på ett effektivt sätt är därför viktigt att första steget är att kartlägga och ranka processerna i verksamheten utifrån var man kan spara mest tid och skapa störst värde. Regelverk och säkerhet är viktiga parametrar att ta med i beräkningarna när du ska sätta en strategi för hur din byrå ska jobba med AI. 

Det första steget är att formulera en tydlig AI-strategi: 

• Vilka behov har vi? 
• Hur kritiska är lösningarna för verksamheten? 
• Vilken kompetens krävs? 

Du går sedan vidare till processkartläggningen, där sätter du poäng utifrån hur du rankar den specifika processen utifrån: 

• Hur mycket tid processen tar från värdeskapande arbete 
• Hur repetitiv den är 
• Hur tekniskt och regelmässigt komplex den är 

“Genom att analysera processerna och kartlägga byråns behov ser du vilka lösningar som får högst poäng. Därefter kan du börja se dig om efter AI-lösningar för just dessa. På detta systematiska sätt får du mest ”bang for the buck” och undviker att automatisera utan tydligt syfte,” säger Sabina. 

Därefter måste du avgöra om möjligheten finns att bygga internt eller om du istället ska samarbeta med en extern partner. 

Såhär tänker du om du vill bygga en egen lösning 

För stora byråer kan egenutveckling vara strategiskt fördelaktigt. Verksamhetens omfattning gör att investeringarna i infrastruktur, system och kompetens blir mer rimliga, samtidigt som de behåller full kontroll över data och AI-lösningar. Detta möjliggör en skräddarsydd implementering där lösningar kan anpassas exakt efter byråns processer och kundbehov. 

För att lyckas med egenutveckling behöver byrån:

“Generellt har vi sett att fördelarna med egenutveckling är att du styr över din egen arkitektur och utvecklingstakt. Du kan anpassa lösningen efter verksamhetens behov och få kontroll över känslig data. Men samtidigt så kräver det stora betydande investeringar i tid, pengar och kompetens, samt ett långsiktigt engagemang för underhåll och vidareutveckling,” säger Mikael Edman. 

Sammanfattningsvis är detta ett alternativ om din byrå har resurser för det. Det kan ge dig möjlighet att anpassa efter ditt behov, men ha i åtanke att det kräver betydande investeringar i tid, pengar och kompetens. 

Samarbeta med en partner för att automatisera hela det ekonomiska flödet 

Att samarbeta med en partner kan ge snabbare tillgång till färdiga lösningar och rätt expertis. Men här blir förtroendet avgörande, du måste känna dig 100 procent trygg med de du jobbar med. 

“För mindre och medelstora aktörer är därför rådet ofta att samarbeta med en aktör med högt förtroende och stark kompetens, snarare än att bygga helt själva. Med en bra partner kan du vara trygg i att säkerhetskraven som finns möts. Om vi ser till den finansiella sektorn, till exempel, där vi länge jobbat med att få fram AI-lösningar, så är den hårt reglerad och har länge varit tvungen att arbeta med säkerhet på en mycket hög nivå.” säger Sabina Ausfelt. 

När du arbetar med partner är några viktiga aspekter: 

• Trovärdighet: Partnern måste bevisat hålla hög datasäkerhet och dokumenterad efterlevnad av relevanta regelverk 
• Integration: Lösningen bör kunna integreras sömlöst med byråns viktigaste och mest tidskrävande processer och system (exempelvis ett ERP-system) 
• Flexibilitet och anpassning: Välj en flexibel partner som anpassar sina verktyg för att möta byråns specifika behov och krav 
• Kompetensöverföring: Säkerställ att medarbetarna utbildas och får kunskap för att använda verktygen effektivt, så att AI inte blir isolerat från det dagliga arbetet

Här finns Juni som ett tryggt alternativ. Vi bygger den bästa banklösningen för SMEs och deras redovisningsekonomer, oavsett om de sitter internt eller hos en redovisningsbyrå. Vår finansiella

plattform erbjuder AI-funktioner som arbetar sömlöst tillsammans för att skapa ett snabbare, smartare och mer kostnadseffektivt finansiellt arbetsflöde för byråer och deras kunder. 

• Kvittomatchning och automatiska påminnelser som sparar tid: Junis AI identifierar automatiskt vilken transaktion de inskickade kvittot hör till, så dessa smidigt går att koppla ihop. Samtidigt kan finansteam ställa in automatiska kvittopåminnelser som skickas till de som inte lagt in sitt kvitto. Detta innebär mindre manuellt arbete och färre timmar som läggs på att jaga kvitton 
• Viktig information automatiskt på plats: Viktig information från inskickade kvitton och fakturor fylls i automatiskt i systemet. Vilket leder både till tidsbesparing samtidigt som det tar bort risken för manuella fel. Du som redovisningskonsult får konsekvent strukturerad information från alla era kunders uppladdningar. Det gör granskning och rapportering smidigare och mer pålitlig 
• Förkategoriserade transaktioner: Du som redovisningskonsult får förkategoriserade transaktioner för alla dina kunder, vilket sparar timmar av manuell hantering. Juni kopplar ihop rätt transaktion med rätt kategori. Detta görs utifrån förinställda regler för kategorier, eller så kan du få automatiska förslag 
• AI förbereder bokföringsunderlagen: Utifrån förbestämda regler fylls huvudbokskonton och momskoder i automatiskt – inget mer manuellt knappande. Detta synkas sedan automatiskt med Fortnox vilket leder till en löpande bokföring. Detta minskar risken för både fel och förseningar vid månadsbokslutet. I och med färre fel minskar det det manuella tidskrävande arbetet för dig som redovisningskonsult och hanteringen av flera kunder effektiviseras 

“Junis kvittomatchning och integration med Fortnox ger oss en realtidsöversikt och tar bort behovet av att växla mellan system, vilket sparar tid och ger en aktuell bokföring löpande under månaden. Vi har hjälpt ekonomiavdelningar som tidigare saknat en bra lösning att implementera detta, och då har vi kunnat spara upp till en timme per månad på den kunden – bara genom att inte behöva jaga kvitton.” säger Joakim Lindh, vd och medgrundare av redovisningsbyrån Trimero. 

Juni implementerar och bygger AI på ett säkert sätt som följer regelverk och datasäkerhetskrav. Du kan ta del av mer information kring hur Junis AI-drivna funktioner hjälper både företag och redovisningsbyråer att arbeta snabbare, smartare och mer friktionsfritt här. 

När AI gör delar av jobbet - hur ska vi tänka på framtida rekrytering? 

I takt med att AI tar över allt fler manuella och repetitiva uppgifter förändras kompetensbehoven, vilket leder till att kraven på medarbetarnas kompetens ökar. 

“Framtidens medarbetare kommer att behöva en bredare och mer diversifierad kompetens för att möta AI-utvecklingen. Vi ser redan nu att kraven ökar, både på de vi anställer och på hur vi sätter ihop team. Kombinationen av ekonomer, ingenjörer och programmerare blir allt viktigare för att kunna utveckla och använda nya lösningar,” säger Mikael och listar tre insikter som blir allt tydligare i och med AI:s utveckling: 

1. Juniora medarbetare kommer behöva snabbare kompetensutveckling.
2. Vilket i sin tur ställer krav på utbildningssystemet och universiteten, men också på oss själva som arbetsgivare. 
3. Detta leder till att vi behöver satsa mer på fortbildning och kontinuerlig kompetensutveckling för att säkerställa att medarbetarna snabbt kan ta till sig nya arbetssätt. 

Vi kan redan nu se synliga trender på detta spår. Många byråer satsar stort på utbildning i AI och på att integrera tekniken i det dagliga arbetet. Ett tydligt exempel är införandet av Copilot, som under det senaste året har rullats ut brett i branschen. Det gör att medarbetarna redan nu lär sig grunderna i att arbeta tillsammans med AI och anpassa sina arbetssätt därefter. Parallellt pågår också satsningar på mer avancerade prediktiva lösningar, vilket ytterligare förstärker behovet av både teknisk och analytisk kompetens. 

Samtidigt öppnar detta upp för byråer att jobba med mervärde för kunden i större utsträckning. När medarbetare inte längre behöver lägga tid på manuella tidskrävande uppgifter kan de fokusera på strategiska initiativ och värdeskapande aktiviteter för både kund och byrå. 

Så navigerar du i AI-revolutionen 

AI är här, och det påverkar hur redovisnings- och revisionsbyråer arbetar. 

“Den stora frågan är inte längre om man ska använda AI utan hur. Vi vet att tekniken erbjuder enorma möjligheter utifrån många olika perspektiv. Men den ställer också kritiska frågor om säkerhet, regelverk och kanske utmanande av framtida affärsmodeller,” säger Sabina. 

För att dra nytta av tekniken utan att riskera regelöverträdelser eller säkerhetsproblem är det viktigt att ha en tydlig strategi, både för implementation, kompetens och kundrelationer. 

Centrala punkter att tänka på: 

• Kartlägg processer: Identifiera repetitiva moment där AI ger mest effekt.
• Regler & säkerhet: Använd AI inom lagar, etiska riktlinjer och kundavtal.
• Rätt väg framåt: Avgör om ni bygger internt eller samarbetar med partner, t.ex. Juni.
• Kompetens: Utbilda medarbetare i AI och analytiskt tänk. 

Din byrå behöver integrera AI strategiskt, systematiskt och med kompetensutveckling. Prioritera värdeskapande processer, välj rätt implementationsväg och involvera kunder och partner. På så sätt frigörs tid, kvaliteten höjs och byrån kan skapa mervärde utan att kompromissa med säkerhet eller regelverk.