Fragmenterad kassaflödeshantering och manuella arbetsflöden kan bli en mardröm när du försöker kontrollera medie- och lagerutgifter över flera kostnadsställen.
Den mänskliga faktorn och långsamma bearbetningstider gör det mer komplicerat och kan leda till misstag och försenade betalningar när ditt företag växer.
Ett Treasury Management System, eller TMS, är en lösning på detta. TMS är ett sätt att centralisera kassahanteringen, automatisera tidskrävande arbete och förbättra den finansiella översikten.
I den här artikeln tittar vi närmare på TMS och går igenom hur du kan reducera antalet fel, automatisera globala betalningar och få mer tid till strategiska uppgifter.
Att manuellt hantera leverantörsreskontra kan leda till splittrad kassaflödeshantering över olika kostnadsställen. Det kan också orsaka fel vid datainmatning, fakturor kan tappas bort och godkännandeprocesser kan bli långdragna.
Dessa utmaningar går att lösa genom att automatisera manuella processer. Genom att automatisera rutinuppgifter, som att ta emot och matcha fakturor, skriva in dem i register och skicka dem för godkännande, frigör du tid till viktigare strategiska frågor. Du får också en samlad översikt över utestående betalningar i hela bolaget.
Samtidigt kan betalningsprocesserna förenklas. Med automatiska avstämningar och schemalagda betalningar kan dina team snabbt stämma av konton. Dessutom blir månadsslutet enklare tack vare automatisk rapportering.
Genom att automatiskt samla in data får du en samlad översikt över alla utestående betalningar i hela bolaget. Plattformar som Juni, med lösningar för leverantörsreskontra, integreras även med dina befintliga finansiella system och erbjuder avancerad dataanalys. Detta ger dina team ökade möjligheter att hantera kassaflödet och identifiera besparingsområden.
Låt oss analysera de specifika sätten som automatisering av rutinuppgifter kan förbättra processen för leverantörsreskontra.
Att hantera papperskvitton och manuellt matcha och koda dem är både tidskrävande och kan leda till fel. Genom att automatisera vanliga processer inom leverantörsreskontra minskas ineffektivitet och den mänskliga faktorn försvinner. Då kan ditt team fokusera på mer betydelsefulla frågor, som att öka rörelsekapitalet och identifiera kostnadsbesparingar.
Administrationskostnader och förseningsavgifter kan påverka bolagets resultat och göra det svårt för finansteamet att effektivt hantera kassaflödet. Genom att ta bort pappersbaserade processer och manuell inmatning kan dessa kostnader undvikas. Samtidigt som alla betalningar alltid kommer att ske i tid.
Manuella arbetsuppgifter som datainmatning, lagring och porto kan även belasta kassaflödet och leda till ökade personalbehov inom finansteamet. Här kan automatiserad bokföring ge en tydlig bild av hur resurserna bör fördelas.
Att ta bort onödigt manuellt arbete gör anställda mer produktiva. Genom att dela finansiell data i realtid blir även upphandling av tjänster och ekonomin mer sammanlänkade.
Automatisering säkerställer att data inhämtas på ett konsekvent sätt och bearbetas korrekt varje gång. Detta eliminerar oundvikliga fel vid manuell datainmatning, samtidigt som kostsamma misstag som dubbla betalningar och missade fakturor undviks.
En dashboard för leverantörsreskontra med bevakning och rapportering i realtid ger bättre översikt över statusen för alla fakturor och betalningar i bolaget. Detta gör det möjligt att vara mer proaktiv med finansiell planering och beslutsfattande.
Med Juni kan du hantera dina utgifter från en enda plattform
Anpassade flöden kan ställas in för att automatiskt skicka fakturor till rätt godkännare. Det gör att fakturor blir godkända och betalda snabbare. De snabbare processerna hjälper dig att upprätthålla bra relationer med dina leverantörer.
Automatisering upprätthåller ett tydligt händelseförlopp och har inbyggda avancerade säkerhetsåtgärder. Automatiserade system för leverantörsreskontra kan flagga fakturor och transaktioner som inte följer regulatoriska standarder.
Automatiserade bokföringsprogram gör det också enkelt för dig att komma åt data i efterhand eftersom lagringen av alla fakturor och betalningsuppgifter är standardiserad och helt digital. Kostnaderna och krångel som är förknippade med manuell inmatning försvinner därför effektivt i och med detta.
Automatisering kan identifiera dubbla eller misstänkta fakturor, vilket minskar risken för bedrägeri avsevärt. Programvaran använder avancerade analys- och maskininlärningsalgoritmer för att upptäcka ovanliga mönster och automatiskt flagga misstänkt aktivitet. Du får sedan en notis för att kunna undersöka det ytterligare.
Anpassade kontroller kan också ställas in för ett extra lager av säkerhet, vilket hjälper till att eliminera felaktig fakturering.
Automatisering kan utnyttja avancerad analys och databehandling för att ge oöverträffad översikt över kassaflödet. Genom att ha alla processer inom leverantörsreskontra samlad på en enda plattform kan du enkelt följa med i kassaflödeshanteringen över varje kostnadsställe. Det gör också att du kan optimera kassareserverna och snabbt identifiera möjligheter för rabatter vid tidiga betalningar.
Innan samarbetet med Juni och införandet av automatisering kämpade den digitala byrån Savvy Moves med splittrad kassaflödeshantering, långdragna processer och svårigheter med att hantera utgifter. Detta är vad medgrundaren, Rémon de Muijnck, sa:
"Att implementera automatiserade regler har förenklat och minskat fel i kvittomatchningsprocessen. Innan Juni lade vi ner mycket tid på den här uppgiften. Nu är våra konton korrekt avstämda och stängda varje månad med exceptionell effektivitet."
Vi fortsätter med att titta på huvuduppgifterna inom leverantörsreskontra och hur automatisering kan förbättra dem:
Datainmatning. Automatisering av datainmatning minskar det manuella arbetet med att registrera fakturor. Du kan automatiskt extrahera viktig fakturainformation med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR).
Fakturamatchning. Automatiserad två- och trevägsmatchning förbättrar precisionen och hastigheten av leverantörsreskontra. Samtidigt hjälper det till att tidigt identifiera avvikelser för att undvika betalningsförseningar.
Fakturakodning. Automatiserade verktyg kan koda fakturor till matchande konton på ett korrekt sätt. Det minskar risken för felklassificering och säkerställer att alla utgifter registreras korrekt.
Godkännandeflöde. Baserat på dina egna fördefinierade regler kan du skapa anpassade automatiserade flöden för att skicka fakturor till rätt personer för godkännande.
Schemaläggning och utförande av betalningar. Genom att schemalägga betalningar kan du också dra nytta av rabatter vid tidiga betalningar samtidigt som du undviker förseningsavgifter.
Leverantörshantering. Automatisering hjälper till att hålla leverantörsregister uppdaterade och säkerställer snabb kommunikation om fakturastatus och betalningar.
Utgiftsrapportering och ersättning av utlägg. Automatiserade system effektiviserar processen för att lämna in, godkänna och ersätta personalutlägg. De kan också automatiskt hämta data och generera rapporter, till exempel månadsavstämningar.
Avstämning. Programvara för leverantörsreskontra validerar och betalar fakturor automatiskt baserat på inköpsordrar och fakturor.
Analys och rapportering. Automatiserade verktyg kan generera detaljerade rapporter om utgiftsmönster, godkännandetider och hur leverantörer presterar.
Redo att automatisera din leverantörsreskontra? Läs vidare för en steg-för-steg-guide.
Börja med att granska alla nuvarande processer och system. Identifiera svaga punkter och ineffektiviteter i flödena. Var extra uppmärksam på områden med återkommande datafel.
Granska sedan noggrant antalet fakturor och betalningar som hanteras varje månad. Detta är också ett bra tillfälle att se över arbetsfördelningen för varje roll som är involverad i processen och ta reda på var tid går förlorad.
Leta efter en automatiserad lösning som är anpassad till storleken på ditt bolag. Programvaran du väljer bör vara skalbar när bolaget växer och dessutom erbjuda utmärkt kundsupport under och efter implementeringen. Den bör ha robusta funktioner för automatisering och erbjuda förbättrad översyn av kassaflödet.
Det är också viktigt att leta efter programvara med anpassningsbara arbetsflöden. Detta innebär att du kan anpassa lösningen efter dina befintliga processer och ditt bolags unika behov.
När du har den rätta lösningen, använd den för att skapa automatiserade godkännandeflöden. Börja med att definiera hierarkin för godkännande för varje kostnadsställe i bolaget. Sätt sedan upp automatiserade flöden för att säkerställa att alla fakturor skickas till rätt godkännare. Du kan ställa in dina egna parametrar baserat på vem som skickade fakturan.
När manuell hantering elimineras kan du ställa in anpassade notiser och påminnelser för att säkerställa att godkännandeprocessen håller sig på rätt spår och att godkännare alltid är medvetna om sina ansvarsområden.
Den programvara du väljer bör erbjuda effektiva integrationer med dina befintliga ERP- eller bokföringsprogram. Detta gör att du automatiskt kan synkronisera data mellan systemen för att säkerställa precision.
När alla integrationer är på plats kommer du ha en enhetlig plattform som effektiviserar processerna för leverantörsreskontra och frigör tid för teamet att lägga på mer strategiska uppgifter.
Håll en omfattande utbildning för ditt team om hur den nya programvaran fungerar, och se till att varje användare förstår sina ansvarsområden och hur de använder systemet.
Utbildningen bör täcka alla aspekter av programvaran, inklusive hur man övervakar automatisk fakturaskanning, sätter upp arbetsflöden för godkännande och hanterar integrationer.
Arbeta nära leverantören av lösningen för att ta tag i eventuella frågor eller utmaningar som dyker upp.
Bevaka regelbundet hur din lösning för automatisering av leverantörsreskontra presterar, och samla in feedback från anställda för att identifiera förbättringsområden. Använd funktionerna i programvaran för att bevaka KPI: er som handläggningstider, godkännandeprocessens längd och fel.
Juni gör det enkelt att automatisera leverantörsreskontra. Så här:
Genom att automatisera leverantörsreskontra kan du minska den tid det tar att behandla fakturor och genomföra betalningar. Du får också bättre kontroll över dina finanser med realtidsinsikter i dina utgifter.
Automatiserade system för leverantörsreskontra använder programvara för att hämta fakturor, matcha transaktionsdetaljer och schemalägga betalningar. Detta minskar manuellt arbete, minimerar fel och förbättrar relationerna med leverantörer.
För att automatisera leverantörsreskontra behöver du rätt produkt. Juni integreras sömlöst med dina befintliga finansiella system för att förbättra effektiviteten.
När du väljer en lösning för leverantörsreskontra bör du leta efter funktioner som fakturaskanning, automatiserade godkännandeflöden, integrationsmöjligheter, spårning i realtid samt rapportering och analys.
Ja, automatisering av leverantörsreskontra underlättar efterlevnad genom att upprätthålla spårbarhet, flagga problematiska fakturor och säkerställa att transaktioner följer regelverk.
Du kan förbättra relationerna med leverantörer genom att automatisera leverantörsreskontra och säkerställa att alla betalningar görs i tid.
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev.