Att hantera utgifter manuellt kan i ärlighetens namn kännas som en oändlig kamp mot alla kvitton och fakturor. En lösning kan vara automatisering för effektivare flöden, förbättrad produktivitet och nöjda anställda. Det blir också enklare att följa utgiftspolicyer och lättare att upptäcka misstänkt aktivitet.
Nedan kommer vi att gå igenom hur du kan slippa manuell uppladdning, att leta efter papperskvitton eller handskas med spärrade kort och dålig översikt över utgifterna.
Automatisering av utgiftshantering innebär att digitala verktyg och programvara används för att förenkla processen för att spåra, rapportera och betala ut ersättning för anställdas utgifter.
Att ersätta manuella processer med automatisering gör finansteam mer effektiva, minskar fel och ökar produktiviteten.
Finansteam behöver inte längre spendera timmar på att leta fakturor och matcha kvitton för att hålla koll på anställdas utgifter. Med automatiserad utgiftshantering kan allt göras på ett ställe.
Med integrationen av flera digitala lösningar kan du i stället ta itu med andra viktiga frågor i ditt bolag. Till exempel kan du:
Att automatisera utgiftshanteringen löser flera problem som är vanliga för moderna bolag. Högar av papperskvitton, förlorade fakturor och frustrerade anställda är bara några av de saker som gör det tidskrävande och ineffektivt att manuellt spåra utgifter.
Fel i registreringen från svårlästa kvitton och felaktiga utgiftsrapporter gör dessutom att processen tar för mycket tid. Det är saker som din ekonomiavdelning måste ordna i stället för viktigare uppgifter, som att upprätta budget för nästa kvartal.
Manuell utgiftshantering innebär också att finansiella rapporter ofta inte kan tas fram förrän i slutet av varje månad, vilket gör det svårt att få en enhetlig bild av anställdas utgifter. Anställda får vänta veckor på ersättning eftersom managers inte kan godkänna budgetar eller utgiftsrapporter.
Trots allt arbete är det ändå svårt att veta om all din data är korrekt, om du har följt utgiftspolicyer eller undvikt misstänkta aktiviteter.
Genom att implementera automatisering i ditt bolag kan du minska kostnader, undvika onödiga utgifter och arbeta mer effektivt.
Nedan går vi igenom hur du kan automatisera din utgiftshantering.
Genomför en grundlig bedömning av dina nuvarande processer för utgiftshantering. Frågor du bör ställa under genomgången är:
Inkludera alla team som har tillgång till företagets pengar i denna process. Varje teammedlem kommer att ha olika perspektiv på vad som saknas i den nuvarande processen och kommer att hjälpa dig att skapa en fullständig bild av vad de behöver för att bli mer effektiva.
Spärrade kort, låga utgiftsgränser och medieteam som köper från olika konton — känns det igen? Digitala team inom handeln behöver en automatiserad lösning som är tillräckligt flexibel för att hålla koll på annonsutgifter, lager- och leverantörskostnader över flera valutor.
Föreställ dig att ditt marknadsteam försöker lansera en ny annonskampanj och deras kort nekas. Samtidigt vet du att det finns för stora utgifter hos dina produkt- och R&D-team, trots att du har infört strikta riktlinjer för gränser och godkännanden. Men inte nog med att du inte kan identifiera varifrån dina pengar försvinner, det är omöjligt att veta om du är på väg att nå en utgiftsgräns som kommer att hindra dig från att göra större betalningar under nästa vecka.
Genom att integrera en programvara för utgiftshantering, som Juni, kan du hantera betalningar över flera konton och valutor i en samlad dashboard, få realtidsöversikt över utgifter och centralisera dina aktiviteter och din utgiftskontroll.
Om ditt företags tillväxt är beroende av bra likviditet kan du också dra nytta av Junis finansierings- och kassaflödeslösningar. På så sätt kan du skapa långsiktiga strategier när du investerar mer i medieköp och UX-verktyg. Du kanske driver ett e-handelsbolag som är starkt beroende av kassaflödet för att köpa lager, vilket tvingar ditt finansteam att planera noggrant. Juni låter kunder inom EES finansiera sina lagerfakturor med avgifter så låga som 3%, vilket frigör kapital och ökar tillväxten.
Finansiera dina fakturor med Juni Capital
En tydlig och väl utformad utgiftspolicy låter team arbeta mer effektivt eftersom de kan fatta beslut om utgifter inom de gränser du sätter.
Din policy bör inkludera följande:
Identifiera de vanligaste utgifterna dina anställda har. Till exempel, om ditt team använder ett verktyg för e-postmarknadsföring, kan du lista rekommenderad programvara och sätta en maximal månadsbudget. Med Juni kan du implementera anpassade gränser och behörigheter med så många kort som ditt team behöver.
Din policy bör standardiseras och vara lättillgänglig för alla anställda. Se till att den hålls uppdaterad när ditt företag växer och håll språket enkelt och fritt från teknisk jargong.
Hoppa över manuell registrering och papperskvitton genom att implementera automatiserade kvitto- och fakturaflöden. Automatisering minskar risken för fel i registreringen, påskyndar avstämningsprocessen och gör att anställda följer utgiftspolicyer.
Dina anställda kan snabbt ta ett foto av sina kvitton i Juni-appen eller vidarebefordra dem till en dedikerad inkorg så tar Juni hand om resten. Om du saknar en faktura skickar du helt enkelt en påminnelse till ditt team från den centraliserade plattformen. Juni skannar fakturor och fyller i betalningsuppgifterna så att du kan betala med några klick. Med möjligheten att vidarebefordra alla fakturor till en dedikerad Juni-inkorg undviker du också förseningsavgifter och manuell uppladdning av fakturor
Genom att automatisera dina kvitto- och fakturaflöden kan du också automatisera dina godkännandeprocesser. När en anställd laddar upp sina kvitton kan anpassningsbara automatiseringar låta dig ställa in regler och godkännanden som matchar dina operativa behov. Identifiera rätt personer i godkännandekedjan och tilldela godkännanden automatiskt till dem. Du kan helt eliminera processen att betala ut ersättning till anställda eftersom det sker nästan omedelbart.
Regelbunden bevakning och granskning av dina processer hjälper till att identifiera utgiftsmönster, brister i efterlevnaden och ger insikter som gör det möjligt för dig att fatta datadrivna beslut. När ditt företag växer kommer behovet att granska och förbättra dina processer också att öka för att anpassa sig till högre utgifter, större budgetar och fler anställda som behöver tillgång till företagets pengar.
Juni erbjuder en rad verktyg och integrationer utformade för att optimera utgiftshanteringen, vilket gör det enklare för ditt team att effektivisera finansiella processer, minska manuella insatser och förbättra kassaflödet.
Mer precisa konton och snabbare månadsslut tack vare integrationer med bokföringsprogram som Fortnox och automatiska godkännandeprocesser minskar fel orsakad av manuell utgiftshantering.
Till exempel låter Juni dig centralisera medieutgifter och avstämningen, vilket eliminerar behovet av att logga in på Meta, betala fakturor där och sedan ladda upp dem i det verktyg du använder. I stället hämtar Juni automatiskt Meta-fakturor och du kan välja att betala dem omedelbart eller få finansiering för att betala dem senare.
All din finansiella information är tillgänglig i en dashboard som samlar all din utgiftshantering. Företag kan se utgifter efter kategori och tidsperiod, vilket sparar mycket tid på att manuellt spåra och bevaka utgifter över flera avdelningar.
Färre repetitiva arbetsuppgifter, mer förutsägbarhet och inga hinder. Ställ in anpassningsbara godkännandeprocesser som gör avstämningar nästan omedelbara. Med Juni-appen behöver dina anställda inte vänta på att deras kvitton ska laddas upp manuellt; de kan skanna sina kvitton och ladda upp dem direkt själva för godkännande. Mindre tid som spenderas på att leta efter kvitton innebär att du får mer tid till andra aktiviteter.
Du kan också tjäna cashback på alla godkända utgifter med Juni. Räntesatserna är anpassade till din prisplan och ingen åtgärd krävs för att tjäna cashback. Det kommer automatiskt att läggas till på ditt konto när perioden har avslutats.
Juni erbjuder kredit och utlåning som frigör kassaflöde för moderna bolag som har kontanter bundna i lager eller medieköp.
Med Junis flexibla kreditfinansiering har du mer tid att betala dina fakturor vilket ger bättre förhandlingsläge med dina leverantörer.
Innan de samarbetade med Juni stod Savvy Moves inför två utmaningar: manuella bokföringsprocesser och ingen samlad översikt över ekonomin. De spenderade timmar på att manuellt matcha kvitton och hade inget bra sätt att hantera sina utgifter.
Teamet vände sig till Juni för att förbättra sin kassaflödesöversikt, minska fel i kvittomatchningen och spara 20 timmar per kvartal på finansiell administration.
"Vi valde Juni för att förbättra översikten av vårt kassaflöde, slå ihop pengar in och ut i en enda dashboard och minska behovet av manuella bokföringsprocesser," säger Rémon de Muijnck, medgrundare av Savvy Moves.
Att automatisera utgiftshanteringen kan förändra hur din ekonomiavdelning arbetar. Juni hjälper till att eliminera manuella fel, få realtidsöversikt över dina utgifter och skapa effektivare arbetsflöden. Dina anställda kommer också bli nöjda över att slippa spendera timmar på tråkig manuell kvittomatchning.
Juni erbjuder lösningar för moderna bolag för att effektivt hantera utgifter, kontrollera kostnader med låga växlingsavgifter och frigöra ytterligare kassaflöde genom finansieringsalternativ.
Juni hjälper ekonomiavdelningar att automatisera utgiftshanteringen genom att erbjuda realtidsöversikt över anställdas utgifter, automatisk kvittomatchning och anpassning av godkännandeflöden.
Leta efter en programvara som erbjuder realtidsöversikt över utgifter, kvittomatchning, integrationer med bokföringsprogram och virtuella kort med anpassningsbara gränser.
Ja. Juni integreras med bokföringsprogram som Fortnox samt webbutiker som Shopify, Amazon och Meta. Få en samlad översikt över alla dina butiker med realtidsdata och insikter, allt i en dashboard.
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev.